Website Royal College of Physicians and Surgeons of Canada
Membership and Educational Support Representative
Member Services
Permanent
Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians, learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation, well-being, equity and person-centered care. We are a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.
Reporting to the Manager, Member Services, the Membership and Educational Support Representative supports the administrative functions of the Member Services Team. The Membership and Educational Support Representative is responsible for maintaining processes and databases, as well as establishing administrative processes for financial matters and correspondence. The Membership and Educational Support Representative supports operational activities by providing a high standard of quality assurance and quality improvement interventions, to ensure an optimal member experience and that the Royal College is seen as a professional, cohesive, and inclusive organization. Please note this position will require you to be onsite for a minimum of one day per week.
Here’s an insight into your typical day-to-day:
• Provides a high degree of personalized, professional support, through phone and email channels, in response to front-line inquiries received by the Royal College Services Centre
• Stays up to date on current information regarding membership fees, categories of membership, and requirements for continuing professional development.
• Ensures answers are accurate based on established protocols and practices.
• Resolves and / or escalates / redirects to other units all inquiries, including complex inquiries related to Royal College mandate, as appropriate.
• Maintains open communication across all units at the Royal College, acting as a conduit for member feedback, particularly as it relates to existing programs.
• Ensures all entries adhere to standards for membership information files and database records.
• Maintains portfolio administrative processes.
• Maintains unit records and contributes to the maintenance of existing databases, including data entry.
• Coordinates and contributes to various programs associated with membership to ensure timelines are met and tasks are completed.
• Creates file architecture and processes while ensuring those processes are reflective of new technology.
• Provides general information / assistance within the functional area or work unit.
Does this sound like you?
• Level of education, training, and experience equivalent to a college diploma in a related field such as Business Administration and Health Administration.
• Three years of administrative or clerical activities.
• Excellent computer skills including Microsoft Office.
• Judgement and diplomacy in dealing with complex and often sensitive matters.
• Organizational and time management skills to coordinate multiple priorities and meet deadlines while maintaining attention to detail. Must be able to work in a fast-paced environment which includes regular interruptions.
• Interpersonal and communications skills (listening, verbal, and written) with the ability to work under pressure as a member of a team and independently to meet deadlines.
• Ability to manage difficult customer situations while remaining calm and professional.
• Strong Asset: Experience in non-profit and / or membership environment.
• Strong Asset: Bilingualism (French and English), both oral and written
Strong asset: Providing member experience services in a direct member-facing role.
How to get noticed?
Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by May 12, 2025.
The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ persons.
We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.
The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.
The Royal College will provide support in its recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact careers@royalcollege.ca
Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.
Band 4 – Salary ranges from $51,106.00 to $63,933.00
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Représentant ou représentante des services aux membres et du soutien éducatif
Services aux membres
Poste permanent
Vous avez à cœur d’offrir une solide expérience aux membres et d’agir là où ça compte? Vous vous épanouissez au sein d’une équipe axée sur les membres et la collaboration, l’intégrité et le respect? Alors, joignez-vous à notre équipe! Date limite : 12 mai 2025.
Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à toute la population. De façon concertée et en partenariat, le Collège royal dirige l’évolution de la formation médicale spécialisée et des normes dans ce domaine, et contribue ainsi à l’amélioration constante des médecins spécialistes, de la communauté apprenante et des équipes professionnelles. En outre, son appui à l’innovation, au bien-être, à l’équité et aux soins centrés sur la personne reflète son engagement à l’égard de l’excellence en médecine spécialisée. Le Collège royal est un organisme d’envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement pour encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada.
Relevant de la gestionnaire, Services aux membres, vous appuierez les fonctions administratives de l’équipe des Services aux membres. Vous serez responsable de la mise à jour des processus et des bases de données, et de l’établissement des processus administratifs pour les questions financières et la correspondance. Vous soutiendrez les activités opérationnelles en offrant des interventions d’assurance et d’amélioration de la qualité qui reposent sur des normes élevées, afin d’assurer une expérience optimale aux membres et de faire du Collège royal une organisation professionnelle, cohérente et inclusive. Veuillez noter que pour occuper ce poste, vous devrez être sur place au moins une journée par semaine.
Aperçu de votre rôle au quotidien
• Offrir un soutien personnalisé et professionnel de grande qualité par téléphone et par courriel en réponse aux demandes de première ligne du Centre des services du Collège royal.
• Se tenir au courant de l’information actuelle concernant les cotisations, les catégories de membres et les exigences en matière de développement professionnel continu.
• S’assurer de l’exactitude des réponses selon les pratiques et les protocoles établis.
• Résoudre, transmettre à un échelon supérieur ou rediriger à d’autres unités toutes les demandes de renseignements, dont les demandes complexes liées au mandat du Collège royal, le cas échéant.
• Maintenir une communication ouverte entre toutes les unités du Collège royal, en servant de point de contact pour la rétroaction des membres, particulièrement en ce qui a trait aux programmes existants.
• Veiller à ce que toutes les entrées respectent les normes relatives aux dossiers d’information et aux bases de données.
• Tenir à jour les processus administratifs du portfolio.
• Tenir des dossiers sur les unités et contribuer à la tenue des bases de données existantes, ce qui inclut la saisie de données.
• Coordonner divers programmes liés à l’adhésion et y contribuer afin de respecter les délais et d’accomplir les tâches.
• Créer une architecture de fichiers et des processus tout en s’assurant qu’ils reflètent la nouvelle technologie.
• Fournir des renseignements généraux et de l’aide au sein du secteur fonctionnel ou de l’unité de travail.
Ce profil vous correspond?
• Formation et expérience équivalentes à un diplôme collégial dans un domaine connexe, comme l’administration des affaires et l’administration de la santé.
• Trois ans d’activités administratives.
• Excellentes aptitudes informatiques, notamment avec Microsoft Office.
• Jugement et diplomatie face à des questions complexes et souvent délicates.
• Bon sens de l’organisation et de la gestion du temps pour coordonner de multiples priorités et respecter les échéances tout en prêtant une attention particulière aux détails. Capacité à travailler dans un milieu de travail où le rythme est rapide et les interruptions sont régulières.
• Compétences interpersonnelles et en communication (écouter, parler et écrire) et capacité à travailler sous pression pour respecter les échéances, en solo ou en équipe.
• Capacité à gérer des situations difficiles auprès de la clientèle tout en demeurant calme et en faisant preuve de professionnalisme.
• Atout important : Expérience dans un milieu sans but lucratif ou à titre de membre d’une organisation.
• Atout important : Bilinguisme (français et anglais), oral et écrit.
Pour postuler
Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG, et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le 12 mai 2025.
Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à l’égard de l’équité en matière d’emploi et de la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQIA+ à poser leur candidature.
Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.
Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.
Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse careers@collegeroyal.ca.
Veuillez noter qu’il ne sera plus possible de consulter cette offre d’emploi une fois que le poste sera pourvu.
Échelon 4 – Salaire de 51 106 $ à 63 933 $